一、档案馆物资采购是指办公设备和各类耗材的采购活动。服务采购是因档案工作顺利开展的服务采购活动：包括但不限于档案整理、编目、著录服务；纸质档案数字化加工服务；档案管理系统开发、维护及升级服务；档案咨询、培训、评估服务；档案库房设备租赁与维护服务等内容。

二、采购过程严格执行国家和学校相关法规和制度。

三、采购遵循“科学规划，采购规范、管理有序”原则，规范开展采购工作。优先选择具备档案服务资质与经验的供应商，保障服务符合档案专业标准。

四、档案馆物资采购工作由档案馆办公室负责组织和实施，具体内容包括采购物资信息统计、市场信息调研、技术参数确定、采购计划编制、参与招投标等工作。

五、采购活动依据岗位职责范围确定采购经办人。所有采购项目报办公室备案。

六、档案馆物资、服务采购工作一般由2名工作人员同时负责进行。需要招标的物资、服务采购，采购工作人员必须严格按照物资采购计划，在学校职能管理部门的指导下完成物资、服务采购、合同签订、签收设备、设备或服务验收等工作。

七、采购合同的签署应按照学校合同管理办法规定严格执行实施。起草合同文本时应明确合同的核心条款，签订合同时须经档案馆及合同管理部门等联合审核，确保条款合法合规。

八、档案馆应制定专人管理合同，并跟踪合同的服务进度。合同服务完成后应组织验收小组进行验收，确保合同执行有效。

九、合同项目执行结束后应立即整理归档，进行移交。

档案馆

二〇二五年十二月