中国矿业大学档案馆成立于1993年，由学校1名副校长分管领导，负责全校各种门类和载体档案的统一管理（人事档案和学生档案除外），并对全校各归档单位进行业务指导。档案馆位于学校南湖校区图文信息楼B区6-8层，总建筑面积约3000平方米，建有7个密集架库房，库房面积共1036平方米。

档案馆于1997年通过国家档案局评审，被认定为档案目标管理国家二级科技事业单位，2014年通过江苏省档案工作五星级规范测评。近年获得多项荣誉，连续被评为2020、2023、2024年中国煤炭工业协会档案管理先进单位，2021、2023年江苏省高校招生就业指导服务中心学历认证协查先进单位，2022年江苏省高校档案馆工作先进集体、学校“十佳文明窗口”单位，2023年徐州市档案工作先进单位，2025年学校保密工作先进集体等。获得2022年江苏省高校档案编研成果二等奖、三等奖各1项，2023年江苏省档案馆（局）文化精品奖二等奖1项。获批江苏省社科基金、国家档案局、江苏省档案局、中国高等教育学会重点课题、江苏省高校档案研究会等各类科研项目10余项。

档案馆设编研宣教部、管理利用部、资源拓展部、信息技术部、综合事务部等5个内部机构，现有专职档案工作人员12名。档案利用大厅位于图文信息楼B609室，面积212平方米。档案利用方式有馆内阅览、外借、复制、出具档案证明、远程代办等，大厅设置等待区、查档区、自助查询区和接待服务区。等待区使用排队叫号系统，方便用户有序查档。自助查询区放置一台触摸屏，提供档案查询、出国留学等业务的办理指南，同时可以查询部分声像档案。设置两个档案整理室，可同时开展不同类型档案的归档整理工作。

档案馆积极推进档案工作数智转型建设，部署建设满足“收、存、管、用”等不同需求的多种档案信息系统，推进电子文件归档集成平台建设，实现档案管理系统与学校OA系统无缝链接、实现档案翻译系统与教务处系统对接。持续开展馆藏纸质档案数字化处理，目前已建成校报、荣誉、专利、照片、视频及文书档案、本科生学籍档案、研究生学位档案、基建图纸等全文数据库。截止2025年底，已建成各类档案题录数据约130万余条。购置多种现代化设备，建设库房温湿度自动控制系统、视频监控系统、RFID档案实体管理系统等，通过多种方式有效保障档案安全管理。

2025年，档案馆成立档案文化研究中心，下设校史文化研究室、数据挖掘研究室、展研传播研究室，研究室成员由档案业务骨干兼任，旨在系统推进学校历史档案资源梳理，开展校史研究，深入挖掘学校的文化内涵与精神价值，为学校高质量发展贡献档案力量，提供文化支撑。