中国矿业大学档案馆成立于1993年，由学校1名副校长分管领导，负责全校各种门类和载体档案的统一管理（人事档案和学生档案除外），并对全校各归档单位进行业务指导。2008年2月，档案馆整体搬迁至南湖新校区图文信息楼6-8层，总建筑面积约3000平方米，建成7个密集架库房，库房面积共1036平方米。

档案馆设立办公室、业务指导部、管理利用部、编研开发部、信息技术部等5个内部机构，现有专职档案工作人员15名。1997年，档案馆通过国家档案局评审，被认定为档案目标管理国家二级科技事业单位；2014年，通过江苏省档案工作五星级规范测评。

档案利用大厅位于图文信息楼B609室，面积212平方米。档案利用方式有馆内阅览、外借、复制、出具档案证明、远程代办等，大厅设置等待区、查档区、自助查询区和接待服务区, 对档案查询接待流程规范化。等待区使用排队叫号系统，方便用户有序查档。自助查询区放置一台触摸屏,提供档案查询、出国留学等业务的办理指南;  同时可以查询矿大历年图文影响档案 。设置两个档案整理室，业务指导部可同时开展不同类型档案的归档接待工作。

档案馆十分重视信息化建设，现已实现档案管理系统与学校OA系统无缝链接、实现档案翻译系统与教务处系统对接。档案馆分期分批地对馆藏纸质档案进行了数字化处理，目前已建成校报、荣誉、专利、照片、视频及文书档案、本科生学籍档案、研究生学位档案、基建图纸等全文数据库。截止2019年底，已建成各类档案题录数据约120万余条。

档案库房均采用温湿度调控系统，为档案的保存创造良好的条件。安装了监控摄像，增强了档案的安全管理。通过RFID（无线射频识别技术）档案安全管理系统建设，实现档案馆安全智能化管理，显著提高档案工作管理水平。