一、档案利用服务流程

二、档案利用管理办法

1、外单位利用学校档案办法

（1）校外单位或个人因工作需要查阅非保密非划控档案，须出具所在单位介绍信。

（2）经我馆确认档案是在本馆后，直接根据介绍信中的内容出具相关档案证明。

2、校内各部门或个人利用档案办法

（1）如需查阅本单位非保密、非划控档案，须由利用者所在单位分管档案工作负责人审批通过，并签字盖章。

（2）如需查阅校内其他部门非保密、非划控档案，须由利用者所在单位分管工作负责人签字盖章，同时须由文件归档部门分管工作的负责人签字盖章。

（3）如需查阅本单位或本人项目涉密档案，由本单位分管保密处级干部或项目负责人审批。

（4）查阅非本单位涉密档案，由档案形成单位分管保密处级干部和校保密办审批。

（5）查阅非本人涉密科研项目，由项目负责人及校科研院审批。

3、学生、校友、教职员工等个人查询学籍档案

（1）如本人能到档案馆，需提供本人有效身份证件（如校园卡、身份证等）。

（2）如本人无法到现场办理，需出具查阅人的身份证复印件或照片，同时出具委托人相关证件。

三、文书档案归档流程

1、红头文件分发

党政办分发收发文到档案管理系统并打印好相应的纸质文件移交档案馆。

2、文件收集

（1）归档年度所有文件(包括OA文件及工作中形成的其他材料)

（2）红头文件落款盖章。

（3）文件尽可能原件归档；传真件复印归档

（4）打印收发文批签

（5）检查附件是否齐全

（6）检查文件是否有缺页、重页

（7）挑出重份的文件。

3、文件整理

（1）区分党委、行政（党政办、各学院等有党委和行政的需要区分）

（2）文件按件整理，学校发文正文在前，批签在后；上级来文批签在前，正文在后。

（3）区分文件是否划控使用

（4）划分保管期限并排序

（5）去除书钉，一页的不用装订、二页用胶水连接左上角、三页及以上换“不锈钢档案装订钉”（有件内的，在打印件内目录后，再装订）

（6）编页码（每份文件从1开始编写，凡有字的页都要编页码，编页码时字迹要工整、清晰）

（7）盖“归档章”，并按照排列顺序填写

（8）文件分盒，排盒号

（9）录入目录

（10）非OA文件上传电子版

（11）校对

（12）打印目录

4、文件移交

（1）填备考表

（2）填移交清单

5、打印和粘贴盒脊，把备考表和文件一并装盒

四、科技档案归档流程

1、材料收集齐全

2、按项目排序编页码

3、录入案卷及卷内目录

4、校对

5、打印目录

6、装订

7、填写档号

8、签备考表

9、贴标签、装盒入库

10、填写移交清单

五、会计档案归档流程

1、财务处及校下属独立核算单位把需归档的财务报表、账册及凭证送到档案馆。

2、按顺序清点上架，办理移交手续。

3、归档单位人员需在档案馆的档案系统—归档库—会计归档里录入必须的信息。

4、报表、账册贴标签装盒上架。

5、会计凭证盖章、写盒、装盒上架。

6、核对录入信息

六、研究生学位材料归档流程

1、接收电子版及纸质版论文，并盖章编写档号；

2、学院收集毕业研究生学位材料；

3、编写页码并拆钉；

4、登记论文及学位材料页码、档号、起止日期等；

5、扫描学位材料；

6、装订、裁边；

7、写案卷皮、卷内备考表；

8、将同一个研究生生的纸质版论文、学位材料、卷内备考表三份材料一一对应，装入档案盒内，并将打印、剪好的标签贴在盒子的侧面规定位置；

9、将一个学院的全部排序入库；

10、在论文系统---编目管理---待编目论文里，进行编目；

11、校对无误后，将其导入档案系统---归档库---科技档案---研究生论文归档 ；

12、再次核对无误后，打印目录。

七、优秀本科生学位材料归档流程

1、各学院收集本学年的校优秀本科论文；

2、盖章并编写档号；

3、打印标签，将剪好的标签贴在对应的档案盒上；

4、在档案系统---归档库---优秀本科论文归档里填写必须信息；

5、核对无误后，填写卷内备课表；

6、装入档案盒并入库；

7、打印目录。

八、专利证书归档流程

1、将每一年度的专利证书按发明专利、实用新型专利、外观专利、计算机软件著作权专利分开；

2、将同一类型的专利证书按照专利号由小到大的顺序排序，并编写档号；

3、打印标签，将剪好的标签贴在对应的纸质证书上；

4、在档案系统---归档库---专利归档里填写每一份专利证书必须的信息；

5、核对无误后进行移交，将电子版专利证书拷给档案馆；

6、进行再次核对无误后，装入档案盒并入库

7、打印目录