研究生学位材料的归档流程及有关要求

各学院：

经与研究生院协商，从2021年起，研究生（博士、硕士）学位材料由各学院按照档案馆的要求进行整理归档，现将有关要求及具体的归档流程说明如下：

一、初步整理

1、将准备归档的研究生学位材料按博士研究生、硕士研究生分开。

2、博士研究生学位材料按研究生的不同类型分开：全日制博士、同等学力博士；硕士研究生学位材料也按研究生的不同类型分开：全日制硕士（学硕、专硕）、非全日制硕士（单证、双证），将不同类型学位材料分别集中。

3、将每位研究生的学位材料集中放置于一个文件袋内或用小夹子夹在一起。

二、下载学位档案目录

从档案馆主页下载学位档案目录，附于每份学位材料之前。需根据研究生的不同类型选用相应的学位档案目录。下载位置：校园网—机构设置—档案馆—下载区。

三、案卷整理

 研究生学位材料以卷为单位归档，每位研究生的学位材料为一卷。

（一）检查卷内文件是否符合要求

1、对照下载的学位档案目录，检查该份学位材料是否缺失某项材料（“学位论文项”除外），如果缺失，及时补充，无法补充时，请在备注栏内说明原因。

2、学位申请书的相应位置必须粘贴照片。

3、学位申请书中有关栏目须有相应签字及单位盖章，具体栏目为：①成绩单②学院推荐意见③答辩委员会审核意见④学院分学位评定委员会审核意见⑤校学位评定委员会决议等。

4、学位材料应使用碳素、蓝黑墨水等符合档案保护要求的书写材料，严禁使用铅笔、圆珠笔，红色、纯蓝色墨水和色带打印、喷墨打印、传真等不耐久材料归档，如果出现这样的材料请进行复印，替代原不符合要求的材料。

（二）卷内文件排列

按照不同类型研究生学位档案目录（档案馆主页中下载的）中的顺序，对每一位研究生的学位材料进行排序。

（三）去除文件材料上的金属物，如订书钉、曲别针、大头针等，以避免文件纸张在长期保管过程中受到金属钉锈蚀。

（四）编写页码

可用打号机编写页码，也可手写编写页码。凡有字的页面（正、反页面）均须编写页码。页码编写于页面的右下角（反面编写于页面左下角）。使用打号机编号时，每卷均从“001”开始连续编号。手写编号时，从“1”开始连续编号，使用黑色铅字笔或碳素墨水钢笔书写，注意字迹工整，切忌潦草。

注意：编写页码时不要漏页，如果漏编部分页面，则需对错误页码用涂改液覆盖后重新编写。

（五）填写学位档案目录中的页码   

填写每项材料的开始页码，只有归档材料中的最后一项填写其起止页码，硕士的“研究生学位论文修改情况登记表” 项、博士的“创新能力证明材料”项填写其起止页码，如“75-75”。学位论文页码不需填写。

四、打印科技卷内备考表（请从档案馆主页下载专区下载）

        每份学位材料均需准备至少一份科技卷内备考表，如无特殊说明，表下方的立卷人、审核人项分别由各学院的归档人员和学院分管领导签字，并填写归档时间。所有的备考表盖章或签字后和研究生的学位材料一起移交。

五、移交

各学院将研究生学位材料按照档案馆要求整理完毕以后，填写移交目录（请从下载专区下载），并到档案馆办理移交手续，移交清单一式两份，双方签字并各持一份备查。

六、归档时间

根据学校研究生学位授予的时间，学院将归档材料收集整理后即可归档，每年6月份授予学位的，归档截止时间11月15日；每年12月份授予学位的，其研究生学位档案归档截止时间为次年的4月15日。

归档过程中有任何疑问，请直接与档案馆联系。