关于做好2017年归档工作的通知

发稿时间:2017-03-14浏览次数:811

全校各归档单位:

    为了保证我校2017年归档工作的顺利进行,按时保质地完成归档任务,现将有关事项通知如下:

    一、各单位领导要高度重视各类文件材料的归档工作,为兼职档案人员提供充分的条件和时间,并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档,以便日后工作查考。

    二、各单位兼职档案人员应认真对待归档工作,将本单位2016年度在各项工作和活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全、完整。除本单位的正式发文以外,还要注意对以下几种文件材料的收集:(1)重大活动、重要会议、重点项目和重大改革材料;(2)网上发布的电子公文;(3)声像类文件材料。

    三、撤并及新成立单位归档问题

    2016年,学校对部分单位进行了撤并,并新成立了若干单位,对于这些撤并和新成立的单位,请尽快安排好归档人员,落实归档工作。对于由多个单位合并成立的单位,应将合并前几个单位职责范围内所形成的2016年文件材料一并收集归档。

    四、文书类档案归档流程

   (1)从档案馆主页进入档案管理系统,对照系统里已有的OA电子文件找齐相应的纸质文件(包括文件附件);OA文件以外的其他有归档价值的文件材料,需将其目录信息录入档案管理系统,有电子文件的上传PDF全文,没有的不用扫描上传。

   (2)对档案系统里的文件进行初始鉴定。请各单位兼职档案人员,深刻理解文件精神,准确把握文件的取舍,挑选出不需归档的文件并在系统里删除;对留存归档的文件按照永久、长期(50年)、短期(15年)的标准初步确定保管期限。在确定文件取舍和保管期限时,请参考《中国矿业大学文书归档范围和保管期限表》(见《中国矿业大学档案工作手册》P157-187)及机关文件材料不归档范围(见《中国矿业大学档案工作手册》P62-65)。

   (3)将归档的所有纸质文件按系统里电子文件顺序排序,交档案馆审核。

   (4)档案馆审核完毕后,兼职档案人员按照系统里文件编号,填写纸质文件档号,按照档案馆要求完成装订后,办理移交手续。

    五、其他类档案归档流程

    文书档案以外的其他类档案归档流程不变,请各单位兼职档案人员按照规定的时间及时做好归档工作。

    六、涉密档案归档

    各单位归档文件材料中如果有涉密文件材料,应与档案馆涉密人员联系归档事宜,不能与非密文件材料混同在一起归档。涉密文件材料归档时应将定密审批材料一并移交归档。

    七、归档时间安排

    由于学校和各单位工作中形成的文件材料日渐增多,归档任务越来越繁重,档案馆将分期分批接收各类文件材料,具体时间安排如下:3月至6月接收文书档案、财会档案;9月至12月接收科研档案、实物档案、出版物、博士后材料、本科毕业生学籍册、优秀本科毕业论文;全年接收研究生学位档案、声像档案、南湖校区基建档案。

    希望各单位兼职档案人员按照档案馆的要求和具体安排,认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中的疑难问题,可加入档案管理交流群(QQ群号322931165)询问,也可直接与相关档案人员直接联系。各类档案归档负责人及联系方式如下:

档案类型

归档负责人

联系电话

文书、科研、实物、设备、出版物

李真 高颖

83592105

研究生论文、学位材料、学籍册、本科优秀论文、专利

刘梅

83592101

会计档案

张丹丹

83592107

声像(含照片、视频资料)

曾虹

83592108

基建档案

王青

83592105

档 案 馆

2017年3月6日