中国矿业大学档案实体分类方案

发稿时间:2015-03-30浏览次数:238

一、编制目的及指导思想

    为了贯彻执行上级主管部门关于文书立卷改革的有关精神,进一步简化档案整理,使我校档案实体的分类、编号、排架、检索等工作更好地适应现代化管理的需要,促进学校档案工作的标准化和规范化建设,充分发挥学校档案的作用,为学校各项工作和社会主义建设服务,特制定本方案。

    本方案以辩证唯物主义思想为指导,从学校各项工作的实际出发,并结合档案工作现实与长远发展的需要,使之符合学校档案的科学管理。
二、总体说明
    我校档案实体分类以学校全部档案为对象,采用门类划分的方法,实现学校全部档案的综合分类和统一管理。

    通过门类划分,将学校全部档案分为文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、荣誉档案等若干门类,并从综合管理的需要出发,赋予每种门类档案相应的代字:

    文书档案(W)   
    主要包括学校各党群及行政职能部门在管理工作中形成的文件材料。
    科技档案(K)
    主要包括教学(硕士、博士入学试题及学位材料、本(专)科生学籍册、本科生优秀毕业论文等)、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等文件材料。
    会计档案(C)

    主要包括会计核算活动中形成的文件材料。

    声像档案(SX)

    主要包括学校各项活动中形成的,以及校外单位形成的与学校有关的,并对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的照片以及音频、视频资料。

    实物档案(SW)

    主要包括在学校各项活动中形成或获得的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品及其他又保存价值的实物等。

三、类目设置于标识
    在各门类档案中,根据其档案的各自特点,再采用不同的分类方法:文书档案按年度—组织机构—保管期限分类;科技档案、会计档案、照片档案按年度—类别分类;荣誉档案按年度—来源领域分类。

    各门类档案中类目的设置力求符合逻辑,各类目之间及相同类目下同位类之间划分标准一致,下位类外延之和等于上位类外延,同位类界线清楚,不互相交叉或互相包容,并保持分类的连续性。同级类目按照综合类在前、专题类在后的顺序进行排列。

  (一)文书档案(W)类目设置与标识

    按照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》的要求,根据我校文件形成和处理的实际情况,文书档案以件为单位进行整理,并按照年度—组织机构—保管期限进行分类,即先将归档文件按年度分类,每一个年度内的文件再按组织机构分类,最好在每一个组织机构下按保管期限分类。

    1、一级类目设置与标识

    文书档案一级类目为年度,采用四位阿拉伯数字表示,如“2002”表示2002年。

    2、二级类目设置与标识

    二级类目按组织机构细分,并以三位大写的汉语拼音字母作为每一组织机构的标识代码。

    3、三级类目设置与标识

    在二级类目的基础上按保管期限进一步细分为永久、长期、短期,期标识分别为Y、C、D。

(二)科技档案(K)类目设置与标识

    1、一级类目设置于标识

    科技档案一级类目为年度,采用四位阿拉伯数字表示。

    2、二级类目设置与标识

    在一级类目之下设教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等二级类目,并分别用两位大写的汉语拼音字母表示:

       JX—教学   KY—科学研究  JJ—基本建设  SB—仪器设备

       CB—出版物  CP—产品生产与科技开发  KW—科技外事

       BH—博士后材料  ZL—专利

    3、三级类目设置与标识

    三级类目根据二级类目的形成规律和特点,并结合档案所反映的内容性质进行设置,是对二级类目的进一步细分。

    三级类目的标识采用“双位制”,即两位阿拉伯数字表示,如12、13、14、15……99,“11”和带“0”的数字不用。

    4、四级类目设置与标识

    我校科技档案一般设置到三级类目,但为了使分类体系更加严谨、完善,部分类目延伸到四级。四级类目是对三级类目的进一步细分,期标识采用“双位制”。

 (三)会计档案(C)类目设置与标识

    1、一级类目设置于标识

    财会档案一级类目为年度,采用四位阿拉伯数字表示。

    2、二级类目设置与标识

    根据财会活动中形成的文件种类,会计档案二级类目划分为会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等,其标识采用“双位制”。

    3、三级类目设置与标识

    三级类目是对二级类目的进一步细分,根据我校财务四条线管理体制,按会计档案的来源划分为管理保障线、教学科研线、后勤服务线、校办企业线、资金管理中心等类目。三级类目的标识采用“双位制”。

    4、四级类目设置与标识

    我校会计档案一般设置到三级类目,但为了使分类体系更加严谨、完善,三级类目校办企业线延伸到四级。四级类目是对三级类目的进一步细分,其标识采用“双位制”。

(四)声像档案(SX)类目设置与标识

    1、一级类目设置于标识

    声像档案一级类目为年度,采用四位阿拉伯数字表示,一般指归档声像材料的形成年度。

    2、二级类目设置与标识

    声像档案二级类目划分为照片、视频、音频,其标识采用“双位制”。

    照片按照内容的相关性组成“组件”。组件采用阿拉伯数字表示,从“1”开始顺序编号。  

(五)实物档案(SW)类目设置与标识

    1、一级类目设置于标识

    实物档案一级类目为实物形成年度或归档年度,采用四位阿拉伯数字表示。

    2、二级类目设置与标识

    实物档案二级类目划分为荣誉、印信、字画和其他类,类目号采用“双位制”表示。

    3、三级类目设置与标识

      实物档案中荣誉类延伸到三级类目,并按来源领域划分为成果获奖、出版物获奖、其他获奖。

      其标识采用“双位制”表示。

 四、档号

  (一)档号及其编制原则

    档号是标记档案实体的代号,也是管理档案实体的语言工具之一。档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即所有档案不得重号;方便插卷,并有充分的扩展余地,能适应计算机管理的需要,具有排架、检索的双向功能;不能随意变动,保持相对稳定。

  (二)档号的结构、模式和标识

    1、档号的结构及模式

    档号采用层累制代码,即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码,这种代码能明确地表明分类对象的类别和隶属关系;代码结构清晰、容量较大,每一层代码的长度较短,便于填写和记忆。

    中国矿业大学档案的档号包括全宗号、门类号、分类号、案卷号或件号四个部分,其结构模式为:全宗号—门类号—分类号—案卷(件)号。

    2、档号的标识

   (1)全宗号,一般采用流水顺序号法,按馆藏全宗首次进馆时间先后编顺序号。当馆藏档案全宗超过2个时,必须标识全宗号。

   (2)门类号,按照档案所属门类,用一位大写的汉语拼音字母表示。

   (3)分类号,由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的代码标识。

   (4)案卷号或件号,科技档案、会计档案以案卷为单位整理,其档号的最低层位为“案卷号”;文书档案、照片档案、荣誉档案以件为单位整理,其档号的最低层位为“件号”。案卷号或件号均采用流水顺序编号法,以阿拉伯数字标识,中间不应有空号。

    档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相组合的编号方法,全宗号、门类号、分类号、案卷号或件号之间,用连结符号“—”连结。分类号根据档案的内容及数量设置,如不同级位的类别均为阿拉伯数字表示,则中间可用间隔符“.”或“—”表示分开。例如:财会档案2002年校办企业线出版社会计凭证第10卷,可标识为:C-2002-14.15.14-10;文书档案2002年党委办公室的永久第10件,可标识为:W-2002DWB-Y-10