归档文件的装订要求

发稿时间:2015-06-05浏览次数:356

  (1)归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整,对破损的文件予以修裱;对字迹模糊或易退变的文件(永久、长期保存的)要进行复制,并附于原件后一并归档。

  (2)对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕处应尽量位于字迹之外。

  (3)归档文件按件装订。装订时,正文在前,底稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;结论性材料在前,依据性材料在后。有文件处理单的,应放在最前面,可以作为首页加盖归档章。不同文字的文本,无特殊规定的中文文本在前,外文文本在后。

  (4)装订前将“件”内的各页以左上侧对齐,对永久、长期保存的归档文件,要去掉金属物,文件材料薄的(一般掌握在5页以内)用化学胶棒粘贴左上角,,文件材料一件较厚的,可采用三孔一线方法在左侧装订,对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,不再拆钉重装,文件装订后用信封角套在左上角。对短期保存的归档文件,不必拆除原有书钉.