中国矿业大学档案管理办法(修订)

发稿时间:2015-06-05浏览次数:322

第一章 总 则


第一条 为了进一步加强我校档案工作,提高档案科学管理的水平,充分发挥档案的作用,使之更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及其相关的法律、法规,重新修订《中国矿业大学档案管理办法》。

第二条 本办法所指的档案,系指学校在教学、科研及各项管理活动中形成的,反映学校历史,对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。

第三条 档案工作是学校各项管理工作的组成部分,是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作,是办好学校的重要基础工作之一,应纳入学校整体发展规划和年度计划,纳入学校管理制度和各级各类人员的职责范围。

第四条 档案是学校的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
第二章 著作权

第五条 学校档案工作由一名校领导直接分管,同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第六条 学校各部、处、院、所等单位必须明确一名负责人分管本单位档案工作,并配备1~2名兼职档案员,负责本单位档案的收集、整理和归档工作。

第七条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门,负责学校档案的永久保存和提供利用。

第八条 对需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际情况设立档案分室管理。档案分室应接受学校档案馆的业务指导。

第九条  学校档案馆的基本任务是:

(一)宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策,规划全校档案工作;

(二)制订学校档案工作规章制度,并负责监督、指导、检查执行情况;

(三)接收(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料;

(四)编辑档案参考资料,编制多种检索工具,积极开发档案信息资源;

(五)开展档案工作现代化建设,逐步建立和完善档案题录数据库和全息数据库;

(六)开展档案利用工作;

(七)建立健全学校档案工作网络,负责对学校各部、处、院、所等单位的专(兼)职档案人员进行业务培训;

(八)开展档案宣传和用户教育工作;

(九)开展档案协作、学术研究和交流活动;

(十)完成学校领导交办的其它任务。
第三章 档案工作人员

第十条 档案馆应配备政治素质良好、具有大专以上学历或一定专业知识的档案工作人员。

第十一条 学校各部、处、院、所等单位应配备1~2名兼职档案人员,并在一定时期内保持相对稳定。

第十二条 档案工作人员必须坚持马列主义、毛泽东思想,高举邓小平理论伟大旗帜,贯彻江泽民同志“三个代表”重要思想,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,勇于创新,遵守纪律,严守机密。

第十三条 档案工作人员要认真学习档案专业知识,以及现代化管理及其它自然科学、社会科学方面的知识,刻苦钻研业务,不断提高档案专业技术水平。

第十四条 专(兼)职档案工作人员属档案专业技术人员,执行国家有关档案专业技术人员职务评聘的文件精神,实行专业技术职务聘任制。

第十五条 建立档案工作检查、考核制度,明确岗位责任,对成绩突出的档案工作人员予以表彰奖励,对工作失职、造成重大损失或严重影响的,按照《中华人民共和国档案法》及其相关法律、法规追究责任。
第四章 经费、库房和设备

第十六条 档案馆所需经费应单独立项,列入学校年度经费预算。

第十七条 各分档案室所需经费应列入其所属行政主管部门的经费预算。

第十八条 学校必须为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案馆舍,并实行办公室、阅档室、库房三分开,库房建筑要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第十九条 档案库房应有防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设备和措施

第二十条 档案馆应纳入学校自动化信息管理网络,建立局域网,配置复印机、计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机、录(摄)像机、照相机等设备,以适应档案现代化管理的需要。
第五章 档案的形成与归档

第二十一条 档案馆根据国家档案工作的法律、法规,制订和完善学校各类档案的归档制度、实施细则。

第二十二条 学校各部门必须把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入本部门工作计划,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作,并将归档工作纳入教学、科研及管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第二十三条 学校各类档案实行文件材料形成部门归档制度。各部门兼职档案人员按照文件材料的自然形成规律进行分类、排序,完成系统整理之后交本部门主管领导审查,最后交档案馆按归档要求审查。各部门应按档案馆规定的时间和程序办理各类档案的移交手续。

第二十四条 各类档案的归档范围、归档时间、保管期限、归档手续,根据学校档案馆有关归档制度的要求执行。

第二十五条 归档的文件材料要求质地优良、书绘工整、声像清晰,符合档案保管的要求。

第二十六条 学校所有档案由校档案馆保存,不向国家档案馆移交。但在国家需要或学校部分档案列入有关国家档案馆接收范围时,应向有关国家档案馆提供其所需部分档案原件或复制件。

第二十七条 学校各职能部门或个人在其从事教学、科研及管理活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种形式和载体的文件材料,必须按照规定向学校档案馆移交归档,任何单位或个人都不得据为己有或拒绝归档。

对个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料,档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。个人向档案馆捐赠有重要保存价值的档案时,学校应予以奖励。

第二十八条 档案馆应向国内外广泛征集与学校有关的各种档案和资料。
第六章 档案的管理与利用


第二十九条 档案馆应根据上级有关规定,结合实际情况,制订学校档案实体分类方案,并对所有档案进行分类、整理、编号、编目和上架排列。

第三十条 档案馆负责组织对保管期限已满的档案进行鉴定,对失去保存价值的档案登记造册,报经校领导批准后,按规定程序予以销毁。未经鉴定和批准,任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第三十一条 档案馆应确定专人负责档案的统计工作,并定期对馆藏各类档案进行统计,按上级主管部门的要求及时报送各种报表。

第三十二条 档案馆应研究和改进档案保护技术,对发生破损、字迹褪色、虫蛀或霉烂等现象的档案,要及时写出报告,经校领导批准后,组织人力、物力进行修复、复制或消毒等工作。

第三十三条 档案馆所保存的档案,主要供本校利用。如校外有关单位或个人需查阅,应持介绍信,经学校有关部门负责人及档案馆馆长同意后方可查阅,并按有关规定收费。

第三十四条 档案馆应做好档案的安全保密工作,严格控制涉密档案的使用范围。凡要求查阅、摘录、复制涉密档案的,须经学校有关部门同意,并经档案馆馆长批准后,按规定办理相关手续。

第三十五条 档案馆应为利用者提供必要和高效的检索工具。

第三十六条 档案馆应积极开展档案编研工作,更好地为学校教学、科研及各项管理工作服务。出版和公布档案,须报请校领导批准。

第三十七条 档案馆应采取多种形式积极开展档案宣传工作。

第七章 奖励与处罚


第三十八条 档案馆应建立检查、考核和评估制度,加强对专(兼)职档案人员的检查、评估,对在档案工作中表现突出的单位和个人予以表彰和奖励。

第三十九条 对违反《档案法》的人员,应予以批评教育。对情节严重、给工作造成损失者,应按有关规定程序和办法予以处罚。

                                              第八章 附 则


第四十条 本办法自发布之日起执行,原《中国矿业大学档案管理办法》(中矿大[1995]31号)同时作废。