中国矿业大学文书档案归档制度

发稿时间:2015-06-05浏览次数:247

  中国矿业大学文书档案是指各职能部门及学院在各项管理工作中形成的、办理完毕的纸质文件材料。
  1 归档时间
  1.1 文书档案在次年五月底以前归档。
  1.2 随时接收上级规定应接收的档案。
  2 归档范围
  2.1 确定的原则
  2.1.1 归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值、凭证价值和研究价值。2.1.2 归档的文件材料必须反映学校各项管理活动的全过程,保证完整、准确、系统。
  2.1.3 归档的文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的特点。
  2.2 归档的主要内容和重点
  2.2.1 归档的主要内容
  2.2.1.1 反映学校主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的,对学校和社会有长远利用价值的文件材料,以及在维护国家、集体和个人权益等方面有永久性凭证价值和文化价值的各种形式和载体的文件材料,如学校制定的政策性文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件,重要的请示、报告、总结、综合统计报表,机构演变、干部任免等文件材料,房屋买卖、征用土地、资产登记、重要合同协议等法律凭证性文件材料。
  2.2.1.2 反映学校一般工作活动,在一定时期内对学校和社会有查考利用价值的,以及在一定时期内对维护国家、集体和个人权益等方面具有凭证价值的各种形式和载体的文件材料,如学校处理一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作形成的一般文件材料等。
  2.2.1.3 直属上级机关和非直属上级机关颁发的属于学校主管业务并需要贯彻执行的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非学校主管业务但需要贯彻执行的文件材料。
  2.2.2 归档的重点,首先是本校形成的不同形式和载体的文件材料,特别是全局性、综合性的文件材料,其次是上级和其它单位针对学校所发的指令性、指导性文件、电报及附件。
  2.3 不归档的文件材料
  2.3.1 上级机关普发供参阅、不办的文件材料。
  2.3.2 上级机关下发供工作参考的抄件。
  2.3.3 上级机关征求意见未定稿的文件。
  2.3.4 重份文件。
  2.3.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件。
  2.3.6 未经会议讨论及未经学校领导审阅和签发的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,计算机形成的无重要修改手迹、领导批示的文件定稿。
  2.3.7 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
  2.3.8 无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性意见的人民来信。
  2.3.9 学校内部互相抄送的文件材料。
  2.3.10 本校负责人兼任外机关职务所形成的与本校无关的文件材料。
  2.3.11 为工作参考从各方面收集的一般性文件材料。
  2.3.12 非隶属机关抄送的各方面的文件材料。
  3 保管期限
  根据《中国矿业大学档案工作业务建设规范》有关原则确定,详见附件《中国矿业大学文书档案归档范围和保管期限表》。
  4 归档流程
  4.1 文件材料的形成与积累
  4.1.1 学校各学院、部、处、室、馆、所、中心、分党委(总支)、工会、团委和直属部门均为归档单位,分工归口归档。
   4.1.2 各归档单位的文书处理人员或兼职档案人员,平时应严格按照文书处理制度做好文件材料的收集工作。
  4.1.3 根据本单位的工作职能及《中国矿业大学档案工作业务建设规范》、《中国矿业大学文书档案归档范围和保管期限表》、《中国矿业大学文书档案归档实施细则》的有关原则与规定,按永久、长期、短期做好文件材料的预分类。
  4.2 文件的归档整理
  4.2.1 归档整理的原则
  文书档案以件为单位整理归档,按件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。
  4.2.2 归档分工
  4.2.2.1 中共中央、国务院,省、地、市党委、人民政府,国家教育部及国务院有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由党办、校办归档;专业性的或具体业务性的,由各承办单位归档。
  4.2.2.2 以学校党委、行政名义下发的文件,凡综合性的,由党办、校办分别归档;专业性或业务性较强的,按照部门职权范围由有关职能部门归档;以部门名义下发的文件,由各部门归档。
  4.2.2.3 学校党委和行政召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会等所形成的文件材料,由党办、校办分别归档;职能部门以党委或行政名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位归档。
  4.2.2.4 校内各单位向党委、行政的请示及相应的批复原件,由各单位负责归档。
  4.2.2.5 两个或两个以上单位共同起草的文件,由主办单位归档。
  4.2.2.6 重要的人民来信来访材料,由校办统一归档。
  4.2.2.7 各临时机构形成的文件材料,应按学校档案工作有关规定进行归档。
  4.2.2.8 撤销机构应于机构撤销前做好档案整理工作,移交档案馆,任何人不得带入其他单位或自行销毁。
  4.2.3 归档程序及要求
  各单位兼职档案人员根据《中国矿业大学文书档案归档范围和保管期限表》,按照归档时间要求,将本单位上一年度形成的文件材料收集齐全,并依照如下程序对文件材料进行整理。
  4.2.3.1 区分件
  文书档案的整理单位,一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件,定稿过厚不易装订的也可单独作为一件,重要文件需保留历次修改稿的,正本与历次修改稿可各为一件;正文与附件为一件,如附件数量较多或者太厚,也可各为一件;正文与文件处理单为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文(去文)与复文为一件。
  对于文书档案中成套性或专业性非常明显的会议文件、财会文件及其他业务文件等,以特殊的“组件”为单位进行整理。“组件”内文件材料按顺序排好后,无论单面或双面,只要有书写的文字,均应依次在非装订线一侧下角编页号。“组件”内文件须填写内目表,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名,要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者及具体日期的文件,要考证清楚,及时补上。
  4.2.3.2 文件装订
  将归档文件按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。保管期限为永久或长期的归档文件,应将左、下侧对齐,较厚的在左侧采用三孔一线的装订方法,较薄的使用变形材料,如钢夹、塑料夹等。
  4.2.3.3 分类
  4.2.3.3.1 分年度
  将文件按其形成的年度分开。一份文件有多个时间特征的,以文件签发日期(落款日期)为准;跨年度形成的文件统一在办结年度归档;几份文件作为一件时,应以装订时排在前面的文件日期为准;文件没有标注日期的,需要考证出准确日期或近似日期。
  4.2.3.3.2 分组织机构
  每一个年度内的文件再按内部组织机构分类,每一个内部组织机构就是一个具体的类别,文件由哪个内部组织机构负责形成、处理、承办,就归入哪个组织机构中,类别的排列遵从于习惯上的顺序。
  4.2.3.3.3 分保管期限
  将文件按照《中国矿业大学文书档案归档范围和保管期限表》的有关规定区分保管期限。
  4.2.3.4 文件的排列
  归档文件在分类方案的最后一级类目即“保管期限”内,按事由结合时间、重要程度排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
  4.2.3.5 归档整理的复查
  4.2.3.5.1 检查文件材料是否收集齐全完整。
  4.2.3.5.2 剔除不需要归档的文件材料。
  4.2.3.5.3 检查“组件”是否合理。
  4.2.3.5.4 检查分类是否合理。
  4.2.3.5.5 检查保管期限的划分是否正确。
  4.2.3.5.6 检查文件的排列是否有序。
  4.2.3.6 编号
  归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。详见《中国矿业大学文书档案整理规则》。
  4.2.3.7 编目
  4.2.3.7.1 归档文件应依据分类方案和馆编件号顺序编制归档文件目录。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。成套性或专业性非常明显的会议文件、财会文件及其他业务文件等,以特殊的“组件”为单位进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。详见《中国矿业大学文书档案整理规则》。
  4.2.3.7.2 归档文件目录应装订成册并编制封面。封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录分机构装订,不同类别之间可用口取纸区分。
  4.2.3.8 装盒
  将归档文件按馆编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
  4.2.3.8.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm五种规格。档案盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号等项目。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时由档案馆统一编制。
  4.2.3.8.2 备考表
  备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
  盒内文件情况说明,填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;整理人,填写负责整理归档文件的人员姓名;检查人,填写负责检查归档文件的人员姓名;日期,填写归档文件整理完毕的日期。
  4.3 归档验收
  各归档单位整理好文件,学校档案馆检查合格后,填写移交目录一式两份,交接双方签名盖章后,各执一份备查。