中国矿业大学文书档案整理规则

发稿时间:2015-06-05浏览次数:159

  为了适应档案管理现代化的需要,提高工作效率,我校文书档案的整理执行中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(2000年12月发布),现结合我校实际情况,制定《中国矿业大学文书档案整理规则》。

  1 范围

  本规则规定了中国矿业大学文书档案整理的原则和方法。

  2 定义

  2.1 文书档案
  各学院及职能部门在各项管理工作中形成并办理完毕的纸质文件材料。
  2.2 文书档案整理
  文书档案整理是指以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
  2.3 件
  文书档案的整理单位,一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件,定稿过厚不易装订的也可单独作为一件,重要文件需保留历次修改稿的,正本与历次修改稿可各为一件;正文与附件为一件,如附件数量较多或者太厚,也可各为一件;正文与文件处理单为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文(去文)与复文为一件。
  对于文书档案中成套性或专业性非常明显的会议文件、财会文件及其他业务文件等,以特殊的“组件”为单位进行整理。“组件”内文件材料按顺序排好后,无论单面或双面,只要有书写的文字,均应依次在非装订线一侧下角编页号。“组件”内文件须填写内目表,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名,要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者及具体日期的文件,要考证清楚,及时补上。

  3 整理原则

  遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

  4 质量要求

  归档文件应齐全完整,所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整;字迹模糊或易褪变的文件应予复制;超大纸张应按《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定,折叠为A4规格,折叠文件时应尽量减少折叠次数,折痕处应尽量位于文字、图表字迹之外,文件页数较多的,应单张折叠,以便于利用;去除文件上的金属物,如订书钉、曲别针、大头针等,避免文件纸张受到锈蚀损害。

  5 整理方法

  5.1 文件装订
  归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。保管期限为永久或长期的归档文件,应将左、下侧对齐,较厚的在左侧采用三孔一线的装订方法,较薄的使用变形材料,如钢夹、塑料夹等。
  5.2 文件分类
  归档文件采用“年度—组织机构—保管期限”进行分类。
  先将归档文件按其形成年度分类。一份文件有多个时间特征的,以文件签发日期(落款日期)为准;跨年度形成的文件统一在办结年度归档;几份文件作为一件时,应以装订时排在前面的文件日期为准;文件没有标注日期的,需要考证出准确日期或近似日期。
  每一个年度内的文件再按学校内部组织机构分类,每一个组织机构就是一个具体的类别,文件由哪个组织机构负责形成、处理、承办,就归入哪个组织机构中。类别的排列遵从于习惯上的顺序。跨机构的文件根据情况采取以下几种方式处理:由学校党委讨论,以行政名义发出的文件,归入校长办公室;由业务部门起草,内容主要涉及某方面业务工作的,即使以学校行政名义发出的文件,也应归入具体的业务部门,但如果内容涉及全局性、综合性的文件,则归入校长办公室;几个职能部门联合办理的文件,一般归入主办部门,如分不清主办部门,则归入最后承办的部门或批示“退存”的部门。
  最后在每一个组织机构下按保管期限分类。
  5.3 文件的排列
  归档文件应在分类方案的最后一级类目即“保管期限”内,按事由结合时间、重要程度排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
  5.4 编号
  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构、室编件号、馆编件号和页号(见附图1)。归档章用红色,并使用符合档案保护要求的书写材料。
  5.4.1 全宗号,立档单位的代号。一般采用流水顺序编号法,按馆藏全宗首次进馆时间先后编顺序号。当库藏档案全宗超过两个时,必须标识全宗号。
  5.4.2 年度,文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2002”表示2002年。
  5.4.3 保管期限,归档文件保管期限的简称,“Y、C、D”分别表示永久、长期、短期。
  5.4.4 件号,文件的排列顺序号,包括室编件号和馆编件号。由于学校档案不向国家档案馆移交,室编件号与馆编件号完全一致,因此在归档文件整理时直接编制馆编件号。其编制方法是:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。
  5.4.5 机构,作为分类类目的机构名称或规范化简称。
  5.4.6 页号,指每件归档文件的总页数。
  5.5 编目
  归档文件应依据分类方案和馆编件号顺序编制归档文件目录。
  5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
  5.5.1.1 件号,填写馆编件号。
  5.5.1.2 责任者,制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,可使用全称或通用简称。联合发文时应将所有责任者照实抄录,过多时可适当省略;未署责任者时,应尽量加以考证并填写。
  5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
  5.5.1.4 题名,文件标题。文件有正副题名的,正题名不能反映文件内容时,应抄录副题名;文件的附件独立性强,正题名不能反映附件内容时,可在正题名后抄录附件题名,外加“()”号;没有标题或标题不规范的,应自拟标题,外加“[ ]”号。
  5.5.1.5 日期,文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如“20020812”表示2002年8月12日。
  5.5.1.6 页数,每件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
  5.5.1.7 备注,注释文件需说明的情况。
  5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 (长 × 宽为297mm × 210mm)。
  5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录分机构装订,各类别可用口取纸区分。
  5.6 装盒
  将归档文件按馆编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
  5.6.1 档案盒
  5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm五种规格。
  5.6.1.2 档案盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号等项目。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时由档案馆编制。
  5.6.1.3 档案盒采用无酸纸制作。
  5.6.2 备考表
  备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
  5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
  5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
  5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件的人员姓名。
  5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。