中国矿业大学科技档案归档制度

发稿时间:2015-06-05浏览次数:123

  中国矿业大学科技档案主要包括教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等文件材料。

  1 归档时间

  1.1 教学档案一般应在每一年末归档;硕士、博士研究生入学试题应在每一年六月底前归档。
  1.2 科研档案一般应在次年五月底以前归档。
  1.3 基建档案一般应在工程竣工后三个月内归档。
  1.4 仪器设备档案一般应在设备安装调试完毕或验收后运转正常三个月内归档。
  1.5 出版物档案一般应在次年五月底以前归档。
  1.6 产品生产与科技开发档案一般应在产品定型鉴定(或验收)后三个月内归档;生产销售过程中产生的文件材料,应在次年五月底以前归档。
  1.7 科技外事档案一般应在外事项目结束后三个月内归档。

  2 归档范围

  2.1 确定的原则
  2.1.1 归档的科技文件材料必须对学校和社会当前或长远具有参考价值、凭证价值和研究价值。
  2.1.2 归档的科技文件材料必须具有成套性,保证完整、准确、系统。
  2.1.3 归档的科技文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同学科、专业的特点和成套性。
  2.1.4 几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科技文件材料,并将有关材料复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科技文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。
  2.1.5 与国外合作的科技外事项目,应在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。
  2.2 归档的主要内容(详见附件2~10)
  2.2.1 教学类档案:在教学活动中形成的业务性较强的文件材料,均应归入学校科技档案。主要包括硕士、博士入学试题,硕士、博士研究生学位材料,本科生优秀毕业论文(设计),本(专)科生学籍册等。
  2.2.2 科学研究类档案:本校负责或参加的通过各级科研管理部门鉴定的科技项目,均须按项目或专题立卷归档。主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料。
  2.2.3 基本建设类档案:本校基本建设项目的文件材料均应归入学校科技档案。主要包括可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件及生产技术准备、试生产等方面的文件材料。
  2.2.4 仪器设备类档案:作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀仪器设备(价格在40万元以上)的文件材料均应归档。主要包括仪器设备项目申购、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面的文件材料。
  2.2.5 出版物类档案:我校编辑出版的报纸、刊物、书籍的审稿单、底稿、样书等,均应归入科技档案。
  2.2.6 产品生产与科技开发类档案:校办产业开发、生产的项目,均应按项目立卷归档。主要包括产品研制(设计)、试制与鉴定、生产、销售等阶段形成的各种文件材料。
  2.2.7 科技外事类档案:我校与国外合作的科技项目、主持召开的国际会议,均应按项目或会议归档。
  2.2.8 博士后材料
  2.2.9 专利类档案:我校教师申请专利的文件材料均应归入科技档案。
  2.3 不归档的文件材料
  2.3.1 未生效的合同、协议书。
  2.3.2 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定的个人项目。
  2.3.3 未定稿的材料和未定型的草图。
  2.3.4 重份图纸。
  2.3.5 仪器设备广告、宣传材料,定货会、展销会宣传品。
  2.3.6 与校外单位交换来的文件材料。

  3 保管期限

  3.1 根据《中国矿业大学档案工作业务建设规范》有关原则,按照科技项目(或课题)取得的成果水平、重要程度以及历史查考利用价值确定保管期限。
  3.2 科技档案的保管期限按项目或课题确定,同一项目或课题的全部文件材料,其保管期限相同

  4 归档流程

  4.1 科技文件材料的形成与积累
  4.1.1 科技文件材料产生单位的兼职档案人员按照各自的职责范围分别收集积累本单位形成的科技文件材料。
  4.1.2 档案馆应深入各单位了解科技文件材料的形成情况,督促、指导兼职档案人员做好科技文件材料的积累工作。
  4.1.3 归档的科技文件材料必须字迹工整、图样清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式,图纸签字手续完备。
  4.1.4 基建、产品图纸在使用过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。
  4.2 整理组卷
  4.2.1 学校研究生院、科研处、基建处、外事处、出版社、科技产业集团,各学院实验室等单位都产生不同类型的科技文件材料,均为归档单位。
  4.2.2 各归档单位的兼职档案人员,应做好科技文件材料的收集工作,并按文件材料的自然形成规律及档案馆的要求整理成卷。
  4.2.3 根据本单位科技文件材料的形成规律,以保持其有机联系和便于查考利用为原则,并考虑科技文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将科技文件材料进行系统整理,视其材料多少,按照一题一卷或一题数卷组卷。
  4.2.4 案卷内科技文件材料的排列:产品按工作程序或系列、结构(部件或组件)排列;科研课题按时间阶段排列;基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等顺序排列;设备按依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等顺序排列,图样也可单独组卷;管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
  4.2.5 一个项目文件材料较少时,应按文字材料在前、蓝图在后的方法进行组卷,底图单独存放。
  4.3 案卷的编目
  4.3.1 编写案卷页号。对组好卷的科技文件材料进行逐页编号,每卷页号从1开始,无论单面或双面只要有书写、印刷符号的,每面均为一页。页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位的应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。图纸按类别依次排列,并按排序统一编流水顺序号。
  4.3.2 填写卷内目录和备考表。卷内目录应放在卷首,备考表放在卷末。科学研究类档案应填写归档说明书,放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。
  4.3.3 编制案卷封面。案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等;填写案卷内科技文件材料的起止日期及保管期限和密级。
  4.4 案卷的装订
  4.4.1 拆除卷内文件材料的金属物,对破损的材料进行修补。
  4.4.2 幅面大于卷盒的文件材料以及图纸,按A4规格折叠成手风琴式。底图一律平放或卷放,严禁折叠。对透明底图应用缝纫机打边。
  4.4.3 案卷不装订时,其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列。
  4.5 归档验收
  整理立卷的科技档案经档案馆检查验收合格后,由立卷人填写好移交目录一式两份,经交接双方签字后,各持一份备查。