中国矿业大学会计档案归档制度

发稿时间:2015-06-05浏览次数:101

  1 归档时间

  会计档案实行隔年移交制度:在次年第一季度内整理组卷,由会计部门保管一年后移交档案馆。

  2 归档范围

  2.1 确定的原则
  2.1.1 归档的会计文件材料,必须反映财务会计活动的全过程,保证完整、准确、系统,并对学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。
  2.1.2 归档的会计文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的类型特点。
  2.2 归档的主要内容和重点
  会计档案归档的主要内容和重点包括会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等。具体范围见附件《中国矿业大学财会档案归档范围和保管期限表》。

  3 保管期限

  会计文件材料的保管期限根据财政部、国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》,并结合学校实际情况确定。

  4 立卷与归档流程

  4.1 形成积累
  4.1.1 学校会计部门领导,在制定财会计划时,要向会计承办人员布置形成积累会计文件材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案人员。
  4.1.2 会计部门的专(兼)职档案人员,要督促会计承办人员做好平时材料的收集、积累,注意材料的完整、准确、系统。
  4.2 整理组卷
  4.2.1 坚持会计文件材料形成部门立卷归档的原则,会计部门专(兼)职档案人员负责将积累的文件组卷成册,向学校档案馆移交。
  4.2.2 遵循会计文件材料的自然形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的原则组卷,将归档的会计文件材料收集齐全、完整,并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限等分别整理组卷。
  4.2.3 按照会计年度进行组卷,不同年度的会计文件材料不能放在一起组卷。
  4.2.4 会计部门将各种记账凭证按时间顺序整理组卷,每卷不超过200页,厚度以2cm为宜。
  4.2.5 案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明、确切地反映卷内文件内容,字迹工整、清晰。
  4.2.6 卷内文件材料要去掉金属物,对破损的要修复,字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
  4.3 归档验收
  4.3.1 会计部门在移交会计档案时,应将归档的会计档案编制移交目录一式二份,会计部门和档案馆双方签字后各存一份备查。
  4.3.2 交接双方必须当面验收归档材料是否完整、准确、系统,凡不符合要求者,档案馆有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。
  4.3.3 档案馆接收保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案馆应当会同会计部门和承办人员共同拆封整理,以分清责任。
  4.3.4 档案馆发现违反会计档案管理制度的现象,有权进行检查纠正。