中国矿业大学照片档案归档制度

发稿时间:2015-06-05浏览次数:83

  1 归档时间

  1.1 对具有保存价值的照片,其摄影者或形成单位应及时整理,并在次年三月底以前集中向档案馆归档。
  1.2 按归档范围随时征集零散的、具有保存价值的照片。

  2 归档范围

  2.1 确定的原则
  凡在本校各项活动中形成的,或校外单位形成的与本校有关的,并对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的照片都应归档。
  2.2 归档的重点
  归档的重点是记录本校主要职能活动和重要工作成果的照片。
  2.3 不归档的照片材料
  2.3.1 不能反映本校工作、活动的照片。
  2.3.2 图像严重失真、内容残缺、无使用价值的照片。
  2.3.3 重份照片。

  3 保管期限
  根据《中国矿业大学档案工作业务建设规范》的有关原则确定。

  4 归档流程

  4.1 形成积累
  4.1.1 全校各院、处、部、所等均为归档单位。
  4.1.2 各院、处、部、所等单位摄影人员要认真整理所形成的照片,并按规定的时间将具有保存价值的照片及其文字说明直接向档案馆归档,或向本单位兼职档案人员移交,由兼职档案人员向档案馆办理有关归档手续。
  4.1.3 外单位拍摄的反映本校活动的照片,由活动主持单位负责征集归档。
  4.2 整理归档
  4.2.1 整理原则
  照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。
  4.2.2 归档分类
  照片档案按年度整理,并根据照片档案所反映的事由及内容特点进行细分。
  4.2.3 照片档案的整理
  4.2.3.1 检查归档的照片是否完整、系统,画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者应及时修补、粘结,霉变、发潮的,要及时冲淡、风干。
  4.2.3.2 照片及底片要有文字说明,包括时间、地点、内容、人物及摄影者等。
  4.2.3.3 照片档案装具必须使用符合规范的专用盒、册、封套。
  4.3 归档验收
  照片档案形成部门应在规定的时间内向档案馆移交,检查验收合格后,填写移交清单一式二份,双方签字后各执一份备查。