中国矿业大学电子文件归档及管理规范(试行)

发稿时间:2015-06-05浏览次数:131

  为了适应我校信息化建设的需要,规范电子文件的形成、归档与管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,充分发挥电子文件的参考作用,根据《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(国标GB/T18894-2002)等有关规定,特制订本规范。

  1 基本术语和定义

  1.1 电子文件
  指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
  1.2 归档电子文件
  指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
  1.3 背景信息
  指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
  1.4 元数据
  指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文字处理和图形工具软件、字符集等数据。
  1.5 逻辑归档
  指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
  1.6 物理归档
  指把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上,并向档案部门移交的过程。物理归档的方式又可分为网络传输方式归档(网络归档)和介质传递方式归档(介质归档)两种。
  网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门规定的地址中,并存储在档案部门本地载体的过程,也称在线式归档;介质归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门,也称卸载式归档。
  1.7 真实性
  指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
  1.8 完整性
  指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
  1.9 有效性
  指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
  1.10 捕获
  指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
  1.11 迁移
  指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。

  2 总则

  2.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。
  2.2 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控。
  2.3 明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等要求,保证归档电子文件的质量。
  2.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。
  2.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件。归档时,应同时保存文件的电子版本和纸质版本。
  2.6 为了保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。

  3 电子文件的真实性、完整性和有效性保证

  3.1 建立严格的管理制度和技术措施,对电子文件实施超前管理,以保证其真实性、安全性和完整性。
  3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。
  3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(如打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。
  3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(如批示、签名、印章、代码等)。
  3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
  3.2 采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性。
  3.2.1 建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制。
  3.2.2 设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
  3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
  3.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
  3.3 建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
  3.4 建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
  3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,并针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等。

  4 电子文件的收集与积累

  4.1 收集积累要求
  4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的,则应当保留与正式文件定稿内容相同的电子文件。
  4.1.2 如果在工作中只产生了电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动,同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。
  4.1.3 对在网络系统中处于流转状态、暂时无法确定其保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。
  4.1.4 对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。
  4.1.5 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
  4.1.6 对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存。
  4.1.7 定期制作电子文件的备份,并及时拷贝到脱机载体保存。
  4.2 收集积累的电子文件类型
  4.2.1 电子文件稿本代码
  M—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;F—正式电子文件。
  4.2.2 电子文件信息类别及其代码
  4.2.2.1 文本文件(T),指用字处理技术形成的文字文件、表格文件等。收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件,其通用格式为XML、RTF、TXT。归档后档案馆必须将文本文件转换为PDF格式保存,以确保电子文件的真实性和不可改动性。
  4.2.2.2 图像文件(I),指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对采用非通用文件格式的图像文件,收集时应将其转换成通用的JPEG、TIFF格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。
  4.2.2.3 图形文件(G),指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。收集时应注意图形文件的设备依赖性、易修改性等问题,注明软硬件环境和相关数据,并将其一并归档。
  4.2.2.4 影像文件(V),指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件,归档通用格式为MPEG、AVI。对采用非通用格式的影像文件,应同时收集其压缩算法和相关软件。
  4.2.2.5 声音文件(A),指用音频设备获得并经计算机处理的文件。归档收集声音文件时应使用通用格式WAV、MP3,并同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
  4.2.2.6 超媒体链接文件(O),指在文本中通过超链接方式加入图形、影像、动画、声音等多媒体资讯所获得的文件。对采用非通用格式的超媒体链接文件,应同时收集其压缩算法和相关软件。
  4.2.2.7 计算机程序文件(P),指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。
  4.2.2.8 数据文件(D),指各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等。

  5 电子文件的归档

  5.1 归档范围
  电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归档范围,并应包括相应的背景信息和元数据。此外,各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件(WEB网页)、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等,均应收集积累归档。
  5.2 鉴定
  5.2.1 电子文件的鉴定工作,应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级和划定保管期限。
  5.2.2 归档前应由各单位电子文件管理员按照规定的项目对归档电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验,并根据检验结果填写《中国矿业大学归档电子文件登记表》(详见附件2)的相关内容。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性,则应将其技术方法和相关软件一同移交给档案馆。
  5.2.3 电子文件密级和保管期限的划分工作,参照中国矿业大学关于纸质文件材料密级和保管期限划分的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致,应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
  5.3 归档方式
  中国矿业大学电子文件归档主要采取物理归档方式,并可根据电子文件内容与性质的不同选择网络传输归档方式或介质传递归档方式。
  5.3.1 网络归档
  5.3.1.1 各单位在每年文书归档的同时进行与纸质档案相对应的电子文件的归档,并按照档案网络管理系统中要求的电子文件格式、大小,通过中国矿业大学校园局域网将电子文件全文传输至档案馆服务器。
  5.3.1.2 档案馆按年度将档案网络管理系统中归档电子文件及其著录信息的数据库进行双机备份或脱机拷贝至只读光盘上,同时根据系统设备的更新,及时进行数据转换,确保数据准确无误并能在新系统中运行。
  5.3.2 介质归档
  5.3.2.1 各单位也可将需要归档的电子文件,拷贝至符合要求的只读光盘或一次写光盘上。
  5.3.2.2 一个年度的归档电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中,几个归档年度的电子文件不得存储在一盘载体中,规定密级的电子文件应单独拷贝。对于加密电子文件,则应在解密后再进行拷贝。
  5.3.2.3 特殊格式的电子文件(非通用格式),应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
  5.3.2.4 存储电子文件载体装具上应贴有标签,标签上注明归档单位、载体序号、存入日期等。
  5.3.2.5 归档电子文件应以载体为单位填写《中国矿业大学归档电子文件登记表》首页(详见附件2),以件为单位填写《中国矿业大学归档电子文件登记表》。

  6 归档电子文件的移交与接收

  6.1 移交时间
  电子文件物理归档时间按照中国矿业大学纸质文件的规定定期完成,并要求与纸质文件的归档同时进行。
  6.2 移交、接收检验
  6.2.1 电子文件交接之前,其形成部门和档案馆均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。
  6.2.2 检验项目包括:
  a)载体有无划痕,是否清洁;
  b)有无病毒;
  c)核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;
  d)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;
  e)对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
  6.2.3 档案馆应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验。
  6.2.4 归档移交完毕,电子文件形成单位应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
  6.3 移交手续
  档案馆对电子文件验收合格后,电子文件形成单位填写《中国矿业大学归档电子文件登记表》(详见附件2)一式2份,与档案馆办理交接手续。

  7 归档电子文件的整理

  归档电子文件以件为单位进行整理,并按组织机构相对集中地对归档电子文件进行分类、编号及著录等工作。
  7.1 分类
  电子文件根据形成时间、来源及文件信息类型进行分类,即按照年度—组织机构—文件信息类型进行层层分类,先将电子文件按年度分类,在同一年度下按组织机构分类,在同一组织机构下再区分文件信息类型。
  7.2 编号
  7.2.1 档号
  中国矿业大学电子文件的档号包括全宗号、年度号、组织机构代码、文件信息类型代码、件号,为了将电子文件与纸质档案区分开,档号中可标识出电子文件代码(D),其结构模式为:全宗号—电子文件代码—年度号—组织机构代码—文件信息类型代码—件号。年度号、组织机构代码参照中国矿业大学纸质档案实体分类方案执行,文件信息类型代码按照本规范4.2执行。如果只有一个全宗,档案标识中可省略全宗号。
  7.2.2 载体编号
  为了方便快捷地查找电子文件的存贮载体,可将其载体按照电子文件载体类型—年度号—盘号进行编号。电子文件载体类型代码为:GP-光盘,CP-磁盘,CD-磁带
  7.3 著录
  7.3.1 电子文件的著录应参照DA/T18进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(参照本规范有关内容)。
  7.3.2 著录结果制成机读目录和纸质目录。

  8 电子文件的保管、利用与统计

  8.1 保管方式
  档案馆每年应将归档或采集制作的电子文件,集中拷贝至只读光盘或一次写光盘上,一式2套,一套封存,一套供查阅利用。
  8.2 保管要求
  归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:
  a)避免擦、划、触摸记录涂层。
  B)单片归档载体应作防写处理。
  C)载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。
  D)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。
  E)环境温度范围为17℃-20℃;相对湿度范围为35%-45%。
  8.3 有效性保证
  8.3.1 档案馆每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不应少于3年,保留期满后可对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
  8.3.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
  8.3.3 对磁性载体上的归档电子文件,应每4年复制转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。对电子文件的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制,相同条件下,要优先考虑载体的可靠性和先进性。
  8.3.4 随着系统设备更新或系统扩充,应及时对归档电子文件进行迁移操作,并填写《中国矿业大学归档电子文件迁移登记表》。
  8.4 利用
  8.4.1 归档电子文件的封存载体不应利用和外借,利用时应使用电子文件的拷贝件。
  8.4.2 未经批准任何单位或个人不允许擅自复制电子文件。
  8.4.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用,确有必要以联网方式利用时,应严格遵守国家和学校有关保密的规定,并采取稳妥的安全保密措施。
  8.4.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
  8.5 归档电子文件的鉴定销毁
  8.5.1 归档电子文件的鉴定销毁,参照中国矿业大学档案鉴定销毁制度执行。
  8.5.2 属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦写载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
  8.6 统计
  档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。