一、档案馆概览

    中国矿业大学档案馆成立于1993年,由学校1名副校长分管领导,负责全校各种门类档案的管理(人事档案和学生档案除外),并对全校各归档单位进行业务指导。2008年2月,档案馆整体搬迁至南湖新校区图文信息中心楼6-8层,总建筑面积约3000平方米,建成6个密集架库房,面积共900余平方米,建成密集架894节;档案利用大厅面积212平方米,设置了用户休息区,并配置了沙发,为用户提供了人性而舒适的查档、阅档环境;设置2个档案整理室,面积分别为220平方米、135平方米,可同时开展不同类型档案的归档接待工作,为兼职档案人员提供了良好的归档环境。

    档案馆设立办公室、业务指导部、管理利用部、信息技术部等4个内部机构,现有专职档案工作人员11名。1997年,档案馆通过国家档案局评审,被认定为档案目标管理国家二级科技事业单位;2014年,以119.5分(满分120分)通过江苏省档案工作五星级规范测评。

                    

            中国矿业大学档案馆外观(位于该楼6-8层)                  中国矿业大学档案馆利用大厅

                   

                中国矿业大学档案馆库房                              中国矿业大学档案馆整理室

    档案馆现有馆藏近17万卷(件),内容含盖学校在解放前后各个历史时期所形成的各种形式和载体的档案。

    解放前的档案主要形成于中国矿业大学的前身----福中矿务大学和焦作工学院时期,包括文书档案和会计档案两大类。这些档案是研究学校历史的珍贵史料,主要包括:《福中矿务大学校刊》、《矿大学生》(创刊号)、《焦作工学生》等刊物;私立焦作工学院复校、迁校,以及改国立、省立等方面的文件;焦作工学院同学录、焦作工学院学则、新生注册表、学生成绩表、毕业生一览表;部分学校规章制度、临时校务委员会会议记录;有关人事、工资、机构等的通知、指示、名册、报表等方面的文件材料。

    解放后的档案主要形成于北京矿业学院、四川矿业学院、中国矿业学院及中国矿业大学时期,其内容含盖党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等方面。其中,邓小平、江泽民、李鹏、钱伟长、彭珮云、李岚清、温家宝等党和国家领导人为我校的题字、题词手迹,已成为档案馆的珍藏。

二、工作特色

   1、注重档案资源建设

    一是积极做好各方面的归档组织和协调工作,加强与归档单位的沟通与联系,最大限度地确保现行档案收集齐全完整;二是进一步明确了文书档案电子文件与纸质文件同步收集的原则,并加强对声像电子文件的收集鉴选工作,避免大量无用的电子文件“档案化”,确保真正有价值的电子文件转化档案,维护学校历史的记忆;三是加强对学校新闻网上视点新闻、院系动态、部门快讯、专题新闻、人物风采等栏目信息的采集,以此作为对馆藏档案的有益补充;四是继续将校史资料的征集工作作为档案收集工作的内容之一,并制定了《中国矿业大学校史资料征集办法》,使校史资料征集工作常态化。

   2、注重档案现代化建设

    购置各种现代化管理设备,安装档案库房温湿度调节系统,提高了档案管理的现代化程度;积极开展目录数据库和全息数据库建设,采取“存量档案数字化,增量档案电子化”策略,分步有序地开展了档案数字化工作,目前已建成各类档案目录数据40万余条,档案全息数据16万余条;2011年,根据学校档案工作实际及数字化校园建设需要,与供应商合作,个性开发了新版档案管理系统,力求将档案管理流程嵌入系统,提高工作效率。2015年,完成了档案管理系统与学校OA系统的无缝连接,基本实现了文书档案的线归档。

    3、注重档案安全建设

    安装了库房温湿度调节系统,实现了对档案库房温湿度的实时监测与自动控制,保证档案库房温湿度条件常年保持在利于档案保管的范围内;建设了符合标准的保密档案室,配备专用保密设备,安装了身份认证、指纹识别等安全系统;对馆藏永久、长期文书档案进行全面检查,详细记录出现问题的案卷,并邀请陕西省翰青文物保护科技有限公司对脆化档案进行托裱修复,对复写纸、圆珠笔、铅笔字迹进行固定;与学校网络中心合作,共同做好档案管理系统和档案信息的安全防护。

    4、注重档案信息资源开发

    在确保档案编研资料数据库及时更新和完善的基础上,注重档案资源的深度开发。2008-2009年,学校百年校庆筹办期间,矿大档案馆积极参与校庆史志类丛书的编纂工作,并主持编纂《中国矿业大学志(1909-2009)》;主持编写《中国矿业大学科技工作概要》(1909-2009)。2012-2014年,档案馆作为主要单位承担中国科学技术协会“陈清如院士学术成长资料采集工程项目”,编纂《陈清如传》。

中国矿业大学百年校庆史志类丛书

三、学术研究

    重视工作人员业务素质建设,积极创造条件让工作人员参加各类学术交流活动,鼓励大家撰写学术论文和进行档案科研课题研究。2011-2015年成功申报并顺利完成6项科研课题,包括2项国家档案局课题、2项江苏省档案局课题、1项中国矿业大学专项科研基金课题、1项江苏高校档案研究会课题,其中2项课题获得江苏省档案优秀科技成果三等奖。近五年,馆内工作人员在各类档案期刊上发表论文38篇(其中核心期刊22篇),21篇论文在部、省、市高校档案学术研讨会上获奖。

四、2011-2015年荣誉

    2011  档案管理先进单位(中国煤炭工业协会)

          徐州市“十一五”档案工作先进集体

          学校管理服务先锋团队

    2012  徐州市档案工作先进集体  

          学校“十佳文明窗口”  

    2013  江苏省档案工作先进集体

          徐州市档案工作先进集体  

    2014  徐州市三八红旗集体

          徐州市档案工作先进集体  

    2015  江苏省巾帼文明岗

          江苏省高校档案工作先进集体

          徐州市档案工作先进集体